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26.01.2010

Zwischen Aufbewahrungspflicht und Datenschutz

Ettlingen (pressebox) – Das Thema ist so leidig wie endlos: private E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz. Vor allem wenn es um die Archivierung der elektronischen Post geht, gerät man hier als Arbeitgeber schnell in die Zwickmühle zwischen Aufbewahrungspflicht und Datenschutz. Wie man dieses Dilemma lösen kann, das war nur eines der Themen auf dem jüngst veranstalteten „E-Mail-Day“, einem Fachtag zum rechtskonformen Umgang mit E-Mails, zu dem die command ag nach Ettlingen geladen hatte.

Bei der Archivierung von E-Mails steht der Arbeitgeber oft vor einem Problem. Wie Matthias Schmid, Rechtsanwalt der Kanzlei FSR darlegte, führt die in vielen Unternehmen gängige Praxis der Mitarbeiter, die Systeme auch für private Nachrichten zu nutzen, dazu, dass deren gesamter Mailverkehr dem Datenschutz unterliegt. Der Arbeitgeber, so der Experte, hat dadurch kein Zugriffsrecht mehr auf sämtliche Mails der Mitarbeiter, egal, ob diese privat oder beruflich veranlasst sind, und darf sie auch nicht archivieren – wenngleich er es eigentlich dringend tun müsste, um Schadenersatzhaftungen auf schuldrechtlicher Basis, z.B. aus Werkverträgen, vorzubeugen. Ein generelles Verbot privater Nutzung sei zwar durchaus möglich, aufgrund der meist bereits vorhandenen stillschweigenden Duldung aber rechtlich nicht mehr durchsetzbar. Matthias Schmid empfiehlt den Unternehmen deshalb eine beschränkte Zulassung im Rahmen einer Betriebsvereinbarung. Damit werde nicht nur die Kontrolle und Archivierung der Mails durch den Arbeitgeber möglich, sondern auch dem Betriebsklima sei am besten gedient.

Dass die Nutzung von Mail-Systemen in den Unternehmen meist von den technischen Möglichkeiten getrieben werden, während die rechtlichen Aspekte häufig auf der Strecke bleiben, darauf wies Michael Assel, Steuerberater der Kanzlei Assel & Partner in seinem Vortrag hin. Zahlreiche Mails, so der Berater, stellen aber Geschäftsbriefe und dadurch Willenserklärungen im elektronischen Geschäftsverkehr dar – seien es Angebotsanfragen eines Kunden, Bestellungen bei einem Lieferanten oder die Reisekostenaufstellung eines Vertrieblers. Diese elektronischen Handelsbriefe unterliegen den ganz normalen Aufbewahrungspflichten wie ihre papierenen Artgenossen unter Beachtung der zusätzlichen Anforderungen für den elektronischen Bereich.

Zur Sicherung der Beleg- und Beweisfunktion sollten aus Sicht des Beraters alle Unternehmen, die elektronische Geschäftsbriefe austauschen und dadurch z.B. Verträge schließen, zwingend eine rechtskonforme Archivierungslösung vorhalten – beispielsweise ein testiertes DMS. Wichtig hierbei sei die Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Nur durch sie könne die Geschäftsführung von Haftungsfragen gegenüber ihrem Vertragspartner oder dem Finanzamt entlastet werden. Tausche ein Unternehmen darüber hinaus auch Rechnungen elektronisch aus, müssten hierbei spezielle Formen eingehalten werden, um die Vorsteuerabzugsfähigkeit der Belege sicherzustellen. Ein Umstand, der laut Michael Assel den meisten Firmen gar nicht bewusst ist.

Wie eine Archvierungslösung in der Praxis aussieht, das zeigte Heiko Fütterer, Berater bei der command ag, in einer Live-Demonstration. Am Beispiel von „EASY xBASE“, einer Software für Microsoft Exchange, erfuhren die Besucher des Fachtags, dass sich mit einer geeigneten Lösung E-Mails nicht nur automatisch und revisionssicher archivieren lassen. Auch die Datenbank des E-Mail-Programms wird erheblich entlastet, die Performance des Systems steigt.

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