Nachrichten und Schlagzeilen aus aller Welt newsburger.de

16.10.2009

Digitale Dokumentenablage: „Office Manager“ macht Aktenordner künftig überflüssig

(openPR) – Immer mehr Unternehmen machen Front gegen die Papierflut, die tagtäglich in Gestalt von Rechnungen, Aufträgen und postalischer Korrespondenz über sie hereinbricht. Schließlich beeinträchtigen Dokumente in Papierform die Effizienz von Unternehmensprozessen sowie Arbeitsabläufen, da sie in der Regel nicht allen Mitarbeitern zentral und jederzeit zur Verfügung gestellt werden können. Sie ziehen – vor allem in größeren Betrieben – darüber hinaus auch einen großen logistischen Aufwand nach sich: So müssen bestimmte Unterlagen zwecks Bearbeitung beispielsweise von einer Abteilung in die andere verbracht werden und dennoch wiederauffindbar bleiben. „Das bedeutet, dass bei Print-Dokumenten, die sich innerbetrieblich im Umlauf befinden, protokolliert werden muss, wo sie jeweils gerade liegen“, verweist Harald Krekeler vom Softwarebüro Krekeler auf einen entscheidenden Nachteil. Daher rät er Unternehmen dazu, Dokumente jeder Art und damit auch die eingehende postalische Korrespondenz grundsätzlich zu digitalisieren.

Für alle Unternehmen, die der Papierflut abschwören und ihre Arbeitsprozesse mittels digitalisierter Dokumente effizienter gestalten möchten, hat das Softwarebüro Krekeler nun ein attraktives „Rundum-sorglos-Paket“ geschnürt, das mit dem „Office Manager“ eine leistungsstarke Lösung für die Dokumentenverwaltung und -archivierung, mit dem ScanSnap S1500 von Fujitsu einen kompakten Dokumentenscanner sowie mit dem ABBYY FineReader eine OCR-Texterkennungssoftware umfasst. Dank der ScanSnap-Anbindung der DMS-Lösung „Office Manager“ können zweiseitige Farbdokumente mit einer Geschwindigkeit von bis zu 20 Seiten pro Minute (Simplex Modus) oder 40 Bilder pro Minute (Duplex Modus) gescannt, im PDF-Format gespeichert und schließlich im elektronischen Dokumentenarchiv, für den zentralen Zugriff durch Mitarbeiter, strukturiert abgelegt werden. „Für eine überzeugende Qualität sorgt dabei die maximale optische Scan-Auflösung von 600 dpi. Außerdem umfasst der Scanner auch einen Ultraschallsensor zur Doppeleinzugskontrolle, sodass beim Stapelscan sichergestellt ist, dass keine Seite verloren geht“, erläutert Krekeler.

Beim Import der gespeicherten PDF-Dateien in den „Office Manager“ werden die jeweils enthaltenen Textinhalte mithilfe der Texterkennungssoftware sofort indexiert und verschlagwortet. Zugleich kann der Nutzer digitalisierte Dokumente nach eigenem Belieben benennen sowie einem bestimmten Projekt, einer Gruppe oder einer Kategorie zuordnen. „So ist sichergestellt, dass der Mitarbeiter ein Dokument bei Bedarf über die Volltextsuche und anhand der eingegebenen Attribute schnell wiederauffinden kann“, erklärt Krekeler.

Über das Softwarebüro Krekeler

Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und –archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die DMS-Lösung „Office Manager“ vorgestellt.

Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.

Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige „Office Manager“, ist inzwischen auch als leistungsfähige Version „Office Manager Enterprise“ für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.

Weitere interessante Artikel

Unterstützen durch teilen: Sie können unsere Arbeit ganz einfach unterstützen indem Sie diesen Artikel auf einer der folgenden Social Media Plattformen teilen. Jeder geteilte Artikel hilft uns. Dankeschön!
WhatsApp

© newsburger.de

URL zum Artikel: newsburger.de/digitale-dokumentenablage-office-manager-macht-aktenordner-kuenftig-ueberfluessig-2591.html

Weitere Meldungen

Karl Lauterbach

© über dts Nachrichtenagentur

Corona-Krise Lauterbach warnt vor Schnellschuss bei Schulöffnungen

Der SPD-Gesundheitspolitiker Karl Lauterbach mahnt zur Vorsicht bei einer möglichen Öffnung der Schulen in der Coronakrise. "Ich warne vor einem ...

Markus Söder

© über dts Nachrichtenagentur

Corona-Lockerungen Söder warnt vor „Überbietungswettbewerb“

Der bayerische Ministerpräsident Markus Söder (CSU) warnt vor einem "Überbietungswettbewerb" bei der Lockerung der Corona-Maßnahmen. "Wir brauchen einen ...

Bedienung in einem Café

© über dts Nachrichtenagentur

FDP Kubicki will baldige Öffnung von Läden und Restaurants

Vor den Bund-Länder-Beratungen am Mittwoch über eine Fortsetzung oder Lockerung der Schutzmaßnahmen wegen der Coronavirus-Pandemie hat der stellvertretende ...

Corona-Krise NRW stellt schrittweisen Schulbeginn nach Osterferien in Aussicht

Die NRW-Landesregierung steuert auf eine schrittweise Öffnung der Schulen zu. Nordrhein-Westfalen strebe an, "möglichst zeitnah nach den Osterferien wieder ...

RBB-Inforadio Berliner Justizsenator offen für Corona-App

Der Berliner Justizsenator Dirk Behrendt (Grüne) hält eine spezielle App für sinnvoll, um das Coronavirus einzudämmen. Viele trügen Smartphones mit sich ...

Corona-Krise NRW-SPD für Abitur ohne Prüfungen

Die SPD im Düsseldorfer Landtag spricht sich dafür aus, die Abiturprüfungen in diesem Jahr wegen der Coronakrise ausfallen zu lassen. "Viele Leistungen ...

Scholz Grundrente kommt zum 1. Januar

Bundesfinanzminister Olaf Scholz (SPD) ist Zweifeln an der pünktlichen Einführung der Grundrente entgegengetreten. "Wir werden die Grundrente zum 1. Januar ...

Corona-Krise DFL vertagt Mitgliederversammlung auf 23. April

Die Deutsche Fußball Liga (DFL) vertagt ihre für den kommenden Freitag geplante Mitgliederversammlung auf den 23. April. Ziel der Verschiebung sei es, ...

Gauland Leopoldina-Experten bestätigen AfD-Forderungen

AfD-Fraktionschef Alexander Gauland sieht in den Empfehlungen der Leopoldina zur Lockerung der Maßnahmen in der Coronakrise eine Bestätigung von ...

Corona-Krise Woidke begrüßt Leopoldina-Vorschläge

Bundesratspräsident Dietmar Woidke (SPD) hat den Fahrplan der Nationalakademie Leopoldina begrüßt und sich für eine allmähliche Lockerung der ...

Coronavirus Leopoldina-Empfehlungen zum Datenschutz stoßen auf Kritik

Die Empfehlungen der Nationalakademie Leopoldina zu einer möglichen Lockerung von Kontaktbeschränkungen wegen des Coronavirus stoßen auf Kritik. Grund sind ...

Corona-Krise RKI-Chef sieht „einige positive Tendenzen“

Der Präsident des Robert-Koch-Instituts, Lothar Wieler, sieht "einige positive Tendenzen" bei der Eindämmung der Coronavirus-Pandemie. Die Einhaltung der ...

Westbalkan Zehntausende wollen Visum für Deutschland beantragen

Zehntausende Menschen warten derzeit in den Ländern des Westbalkans darauf, Visumanträge für einen Umzug nach Deutschland stellen zu können. Es lägen in ...

RKI-Präsident „Die Entscheidung liegt nicht bei uns“

Der Präsident des Robert-Koch-Instituts, Lothar Wieler, sieht seine Behörde nicht als Taktgeber für Beschlüsse zur Lockerung der Corona-Einschränkungen. ...

HDE Auflagen für Handel müssen wirtschaftlich bleiben

Der Handelsverband Deutschland (HDE) verlangt, dass die Corona-Auflagen für den Handel wirtschaftlich bleiben müssen. Wenn die gesundheitlichen Abwägungen ...

ADAC Historisch wenig Verkehr an den Osterfeiertagen

An den Ostertagen haben sich offenbar die meisten Menschen an die Beschränkungen gehalten, die sich aus der Coronakrise ergeben. In der Folge seien Staus ...

Deutsche Börse Xetra-Handel wegen technischer Störung unterbrochen

Der Großteil des Handels an der Deutschen Börse ist seit Dienstagmorgen wegen einer technischen Störung lahmgelegt. Der Xetra-Handel sei derzeit ...

Bericht Wahlrechtsreform steht vor endgültigem Aus

Die Bemühungen, mit einem neuen Wahlrecht eine weitere Aufblähung des Bundestages zu verhindern, stehen kurz vor dem endgültigen Scheitern. Die von ...

Stamp Schul- und Kita-Start direkt nach Osterferien ausgeschlossen

NRW-Familienminister Joachim Stamp (FDP) hält es für ausgeschlossen, dass schon am kommenden Montag Schulen und Kitas wieder regulär öffnen. Die ...

Corona-Krise Justizministerin gegen längere Isolation von Älteren

Bundesjustizministerin Christine Lambrecht (SPD) hat Forderungen eine Absage erteilt, der Coronakrise durch Isolation der Älteren und chronisch Kranken zu ...

RWI-Chef Läden und Schulen unter Auflagen bald öffnen

Christoph Schmidt, Präsident des RWI und Berater in Armin Laschets "Expertenrat Corona", fordert, Schulen und Läden bald wieder zu öffnen. "Das Aufzeigen ...

Lambrecht Freiheiten werden nach Coronakrise wieder hergestellt

Bundesjustizministerin Christine Lambrecht (SPD) hat versichert, dass alle freiheitsbeschränkenden Maßnahmen am Ende der Coronakrise wieder zurückgenommen ...

Coronavirus Jetzt zwei Millionen Nachweise weltweit

Weltweit gibt es seit Dienstag über zwei Millionen nachgewiesene Infektionen mit dem Coronavirus. Das geht aus Daten der Johns-Hopkins-Universität hervor, ...

Corona-Krise Frankreich verlängert Ausgangssperre bis 11. Mai

Die französische Regierung hat aufgrund der Coronakrise die landesweite Ausgangssperre bis zum 11. Mai verlängert. Dies sei in dieser Zeit "die einzige ...

SPD Maas wirbt für einheitliche Corona-App in Europa

Bundesaußenminister Heiko Maas (SPD) hat sich für eine einheitliche Corona-App in der Europäischen Union ausgesprochen. "Wichtig ist, dass wir nicht bei ...

Corona-Maßnahmen SPD-Chef für schrittweise Lockerung

SPD-Chef Norbert Walter-Borjans hat sich für eine schrittweises Lockerung der Beschränkungen in der Coronakrise ausgesprochen. Die Restriktionen in der ...

NRW-Kommunalministerin Bund soll Rettungsschirm auch für Kommunen öffnen

Nordrhein-Westfalens Kommunalministerin Ina Scharrenbach (CDU) fordert, dass der Bund seinen Corona-Rettungsschirm auch für kommunale Unternehmen öffnet. ...

Corona-Krise US-Außenminister kritisiert Chinas Vorgehen

US-Außenminister Mike Pompeo hat das Verhalten Chinas in der Coronakrise kritisiert. "China hat die Informationen nicht rechtzeitig bereitgestellt", sagte ...

Bericht Condor-Verkauf an polnische LOT gescheitert

Der Verkauf der Charterfluggesellschaft Condor an das polnische Luftfahrtunternehmen Polska Grupa Lotnicza (PGL), zu der die Fluglinie LOT gehört, ist ...

Grundrente Coronakrise bringt Zeitplan in Gefahr

Wegen der Coronakrise gerät der Zeitplan der Bundesregierung für die Grundrente in Gefahr: Sachbearbeiter der Rentenversicherung und IT-Fachleute sitzen im ...

Bericht Coronakrise schadet deutschen Landwirten

Der monatelange Ausfall Chinas hat den deutschen Landwirten geschadet. Zwischenzeitlich hätten zwei Drittel der Entladekapazitäten in den chinesischen ...

Corona-Krise Niedersachsens Wirtschaftsminister will Konjunkturprogramm

Niedersachsens Wirtschaftsminister Bernd Althusmann (CDU) hat sich für ein Konjunkturprogramm ausgesprochen, um der Wirtschaft nach der Lockerung des ...

VW-Vergleich 95 Prozent aller Berechtigten angemeldet

Das Interesse an einer außergerichtlichen Lösung im Dieselskandal ist offenbar groß. Das zeigen neue Zahlen, über welche die RTL/n-tv-Redaktion berichtet. 250. ...

Corona-App Lambrecht beharrt auf Freiwilligkeit

Bundesjustizministerin Christine Lambrecht (SPD) beharrt daruf, dass die Einführung der sogenannten Corona-App auf strikter Freiwilligkeit beruhen muss. ...

Bericht Zahl der Kleinen Waffenscheine nimmt weiter zu

Die Zahl der Kleinen Waffenscheine ist in Deutschland mit Beginn der Coronakrise weiter angestiegen. In den ersten drei Monaten dieses Jahres nahm die Zahl ...

CDU Althusmann erwartet dauerhaften Homeoffice-Boom

Niedersachsens Wirtschaftsminister Bernd Althusmann (CDU) erwartet, dass sich die Arbeitswelt in Deutschland nach der Coronakrise spürbar ändern wird. ...

Aufnahme von Flüchtlingskindern Union warnt vor „Sogeffekten“

Unionsfraktionsvize Thorsten Frei hat vor negativen Folgen einer Aufnahme von Flüchtlingskindern aus Griechenland gewarnt. "Mit dieser humanitären Geste ...

Lehrerverband Millionen Schüler durch Schulschließungen abgehängt

Der Präsident des Deutschen Lehrerverbandes, Heinz-Peter Meidinger, sieht durch die Schulschließungen der vergangenen Wochen mehrere Millionen Schüler ...

Bericht Bund verkauft Goldmünzen unter Wert

Das Bundesfinanzministerium hat im letzten Jahr Goldmünzen für Preise verkauft, die unter dem jeweiligen Materialwert lagen. Das hat der "Bund der ...