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16.10.2009

Digitale Dokumentenablage: „Office Manager“ macht Aktenordner künftig überflüssig

(openPR) – Immer mehr Unternehmen machen Front gegen die Papierflut, die tagtäglich in Gestalt von Rechnungen, Aufträgen und postalischer Korrespondenz über sie hereinbricht. Schließlich beeinträchtigen Dokumente in Papierform die Effizienz von Unternehmensprozessen sowie Arbeitsabläufen, da sie in der Regel nicht allen Mitarbeitern zentral und jederzeit zur Verfügung gestellt werden können. Sie ziehen – vor allem in größeren Betrieben – darüber hinaus auch einen großen logistischen Aufwand nach sich: So müssen bestimmte Unterlagen zwecks Bearbeitung beispielsweise von einer Abteilung in die andere verbracht werden und dennoch wiederauffindbar bleiben. „Das bedeutet, dass bei Print-Dokumenten, die sich innerbetrieblich im Umlauf befinden, protokolliert werden muss, wo sie jeweils gerade liegen“, verweist Harald Krekeler vom Softwarebüro Krekeler auf einen entscheidenden Nachteil. Daher rät er Unternehmen dazu, Dokumente jeder Art und damit auch die eingehende postalische Korrespondenz grundsätzlich zu digitalisieren.

Für alle Unternehmen, die der Papierflut abschwören und ihre Arbeitsprozesse mittels digitalisierter Dokumente effizienter gestalten möchten, hat das Softwarebüro Krekeler nun ein attraktives „Rundum-sorglos-Paket“ geschnürt, das mit dem „Office Manager“ eine leistungsstarke Lösung für die Dokumentenverwaltung und -archivierung, mit dem ScanSnap S1500 von Fujitsu einen kompakten Dokumentenscanner sowie mit dem ABBYY FineReader eine OCR-Texterkennungssoftware umfasst. Dank der ScanSnap-Anbindung der DMS-Lösung „Office Manager“ können zweiseitige Farbdokumente mit einer Geschwindigkeit von bis zu 20 Seiten pro Minute (Simplex Modus) oder 40 Bilder pro Minute (Duplex Modus) gescannt, im PDF-Format gespeichert und schließlich im elektronischen Dokumentenarchiv, für den zentralen Zugriff durch Mitarbeiter, strukturiert abgelegt werden. „Für eine überzeugende Qualität sorgt dabei die maximale optische Scan-Auflösung von 600 dpi. Außerdem umfasst der Scanner auch einen Ultraschallsensor zur Doppeleinzugskontrolle, sodass beim Stapelscan sichergestellt ist, dass keine Seite verloren geht“, erläutert Krekeler.

Beim Import der gespeicherten PDF-Dateien in den „Office Manager“ werden die jeweils enthaltenen Textinhalte mithilfe der Texterkennungssoftware sofort indexiert und verschlagwortet. Zugleich kann der Nutzer digitalisierte Dokumente nach eigenem Belieben benennen sowie einem bestimmten Projekt, einer Gruppe oder einer Kategorie zuordnen. „So ist sichergestellt, dass der Mitarbeiter ein Dokument bei Bedarf über die Volltextsuche und anhand der eingegebenen Attribute schnell wiederauffinden kann“, erklärt Krekeler.

Über das Softwarebüro Krekeler

Das Softwarebüro Krekeler beschäftigt sich seit 1996 intensiv mit dem Thema Dokumentenmanagement und –archivierung und hat sich auf die Entwicklung entsprechender Business-Lösungen spezialisiert. Auf der ITK-Fachmesse CeBIT wurde 1997 erstmals die DMS-Lösung „Office Manager“ vorgestellt.

Das Prinzip der Lösung war und ist denkbar einfach: Papierdokumente werden gescannt, mittels der Volltextindizierung erfasst und mit beliebig vielen Attributen katalogisiert. Gemeinsam mit elektronischen Dokumenten nahezu jeden Formates gelangen sie in ein zentrales Datenverzeichnis. Aus diesem lassen sich die Dokumente mit Hilfe der zugeordneten Attribute und der Volltextsuche mitarbeiterübergreifend abrufen, übersichtlich auflisten und verarbeiten.

Das über Jahre fortgeführte und optimierte Ergebnis, der heutige „Office Manager“, ist inzwischen auch als leistungsfähige Version „Office Manager Enterprise“ für große Unternehmensnetzwerke sowie neben deutscher auch in englischer und polnischer Sprache erhältlich.

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