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12.11.2009

60 Prozent Zeit einsparen mit PDF-Formularen

München (pressebox) – Unternehmen können bei der Abwicklung ihrer Prozesse in vielen Bereichen wertvolle Zeit einsparen, wenn sie auf PDF-Formulare setzen. Dies zeigt eine im Oktober 2009 durchgeführte Umfrage unter 75 Unternehmensvertretern unterschiedlicher Branchen. 41 Prozent der Befragten gaben an, dass sie Routineaufgaben mittels PDF-Formularen um bis zu 60 Prozent schneller abwickeln können. Viele Unternehmen setzten früher auf Papier oder Excel- bzw. Word-Formulare oder bildeten die Prozesse unstrukturiert via E-Mail oder Telefon ab. 16 Prozent der Befragten sparen nach der Umstellung auf PDF-Formulare sogar mehr als 60 Prozent der vorher benötigten Zeit. Die Einsatzbereiche der PDF-Formulare reichen dabei durch alle Unternehmensbereiche, von der Personalverwaltung, Controlling und Buchhaltung über Vertrieb sowie den Einkauf, die Kundenkommunikation, das Marketing bis hin zum internen Berichtswesen.

Neues Formularportal von Adobe

Damit Nutzer sich einen persönlichen Eindruck von der Leistungsfähigkeit und dem Nutzen moderner Formulartechnologie verschaffen können, bietet Adobe Systems ab sofort Formulare sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke zum Download an. Durch eine Kooperation mit dem Formularanbieter Formblitz können neue Nutzer bis zu drei der eigentlich kostenpflichtigen Formulare kostenlos herunterladen. So profitieren Nutzer nicht nur von einer großen Auswahl, sondern auch von qualitativ hochwertigen Adobe PDF-Formularen.

Fehler vermeiden, Zeit sparen

Der in der Umfrage meistgenannte Grund für den Umstieg auf PDF-Formulare war die fehlende Standardisierung der bis dahin eingesetzten Formulare. Daneben führten Fehler beim Ausfüllen oder die schlechte Lesbarkeit der handschriftlich verfassten Antworten zu Folgefehlern. Auch die händische Nacherfassung von Daten aus Papierformularen war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch mit Fehlern behaftet. Vielen der befragten Unternehmen waren zudem die geringe Rücklaufquote und die durch Porto entstehenden Kosten ein Dorn im Auge. Mit Adobe-Technologien wie Acrobat oder den LiveCycle-Serverlösungen erstellte PDF-Formulare können hingegen automatisiert mit vorhandenen Daten vorbefüllt und in der richtigen Form an die jeweilige Empfängergruppe zugestellt werden.

Aufwendige Routineabläufe wie beispielsweise die Reklamationsabwicklung mit Lieferanten werden über medienbruchfreie und trotzdem rechtsverbindliche elektronische Prozesse abgewickelt. Informationen aller Art lassen sich schneller und kostengünstiger einsammeln, auswerten sowie weiterverarbeiten, inklusive einer Compliancetauglichen Archivierung. Intelligente PDF-Formulare ermöglichen eine einfache und strukturierte Abwicklung von Prozessen mit Einzelpersonen, Projektteams und ganzen Unternehmensabteilungen, da sie von nahezu jedem Anwender mithilfe des kostenlosen und weit verbreiteten Adobe Reader geöffnet, online wie offline bearbeitet und durch eine elektronische Signatur einwandfrei authentifiziert werden können. Selbst dann, wenn eine handschriftliche Unterschrift notwendig sein sollte, kann über einen 2D-Barcode die automatische Übernahme der enthaltenen Daten in die IT-Systeme ermöglicht werden. Da Formulare wie beispielsweise Kreditkartenanträge naturgemäß oftmals sensible Daten enthalten, spielt auch die Sicherheit eine Schlüsselrolle. Über Adobe LiveCycle ES Rights Management lassen sich diese Informationen daher automatisiert auf Dokumentenebene über den gesamten Prozess hinweg wirksam schützen.

Über FORMBLITZ

FORMBLITZ ist das führende Download-Portal für Verträge, Vorlagen, Formulare und Ratgeber in Deutschland. Die Online-Plattform verbucht derzeit mehr als 1 Mio. aktive Nutzer und über 4,5 Mio. Seitenaufrufe im Monat. Das stetig wachsende Download-Sortiment wird u. a. von Rechtsanwälten, Ökonomen und Steuerberatern erstellt. Alle Vorlagen sind juristisch geprüft und immer auf dem aktuellsten Stand. FORMBLITZ bietet professionelle Unterstützung im Geschäfts- und Rechtsalltag, hilft bei Briefwechseln jeder Art und beschleunigt die Behördenkommunikation.

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